SISTEMA DE PROGRAMACIÓN DE OPERACIONES

CAPITULO I

ASPECTOS GENERALES DEL SISTEMA

Artículo 1 . GESTIÓN ADMINISTRATIVA FINANCIERA

La Gestión Administrativa Financiera es la acción y efecto de planificar, organizar, coordinar, dirigir y controlar los recursos reales y financieros de la Universidad Mayor de San Andrés.

Artículo 2. OBJETIVOS DEL REGLAMENTO DEL SISTEMA DE PROGRAMACIÓN DE OPERACIONES

El reglamento del Sistema de Programación de Operaciones, tiene como objetivos:

Artículo 3. ÁMBITO DE APLICACIÓN

Las normas de este reglamento son de aplicación obligatoria en todas las unidades académicas, administrativas y organizaciones estudiantiles.

Es responsabilidad de las autoridades académicas, administrativas y de las organizaciones estudiantiles cumplir y hacer cumplir el presente reglamento.

Artículo 4. DEFINICIÓN DEL SISTEMA DE PROGRAMACIÓN DE OPERACIONES DE LA UNIVERSIDAD MAYOR DE SAN ANDRÉS

El Sistema de Programación de Operaciones de la Universidad Mayor de San Andrés, es un conjunto de normas y procedimientos, que en el marco del plan de desarrollo sectorial y del plan estratégico institucional, establece el programa de operaciones anual de la universidad.

El SPO comprende los siguientes subsistemas:

Artículo 5. RESPONSABLES DE LA IMPLANTACIÓN, COORDINACIÓN Y APLICACIÓN DEL SISTEMA DE PROGRAMACIÓN DE OPERACIONES

a) Implantación: El Honorable Consejo Universitario es la instancia en la cual se aprueban todos los reglamentos de la Universidad Mayor de San Andrés. Es responsabilidad de la Dirección Administrativa Financiera la implantación del Sistema de Programación de Operaciones a través del Departamento de Presupuesto y Planificación Financiera.

b) Coordinación: El Departamento de Presupuesto y Planificación Financiera será el encargado de:

c) Aplicación: Son responsables de la Formulación y Ejecución de los Programas de Operaciones Anuales, en base a las Políticas Institucionales y Facultativas, las autoridades de las unidades académicas y administrativas, y en las organizaciones estudiantiles los responsables son los ejecutivos de los centros.

Son responsables de la aprobación de los Programas de Operaciones Anuales de las unidades académicas el Consejo de Carrera, refrendadas por el Consejo Facultativo. La aprobación de los Programas de Operaciones Anuales de las unidades administrativas es responsabilidad del Rector a través de Resolución Rectoral. En el caso de las organizaciones estudiantiles, la aprobación de los Programas de Operaciones Anuales para el funcionamiento de la organización deberá ser aprobada por la Asamblea Estudiantil y el Programa de Operaciones para los proyectos estudiantiles será aprobado por Consejo de Carrera. El Honorable Consejo Universitario representa la última instancia de aprobación de los Programas de Operaciones y Presupuestos de todas las unidades que conforman la universidad.

Son responsables del Seguimiento del Programa de Operaciones Anual las autoridades de las unidades académicas y administrativas y los ejecutivos de las organizaciones estudiantiles en coordinación con el Departamento de Presupuestos y Planificación Financiera.

Son responsables de la Evaluación de los Programas de Operaciones Anuales de las unidades académicas el Consejo de Carrera, refrendadas por el Consejo Facultativo. La Evaluación de los Programas de Operaciones Anuales de las unidades administrativas es responsabilidad del Rector. En el caso de las organizaciones estudiantiles, la Evaluación de los Programas de Operaciones Anuales la realizará la Asamblea Estudiantil y el Programa de Operaciones para los proyectos estudiantiles serán evaluados por Consejo de Carrera.

Los Programas de Operaciones Anuales tanto de las unidades académicas y administrativas como de las organizaciones estudiantiles deberán ser evaluados en última instancia por el Honorable Consejo Universitario.

Articulo 6. PREVISIÓN

En caso de presentarse omisiones, contradicciones y/o diferencias en la interpretación del Reglamento Específico de la Universidad Mayor de San Andrés, éstos serán solucionados en los alcances y previsiones de la Normas Básicas del Sistema de Programación de Operaciones (R.S. 216784).

Artículo 7. REVISIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE LAS NORMAS

El Honorable Consejo Universitario, en coordinación con la Dirección Administrativa Financiera y el Departamento de Presupuesto y Planificación Financiera revisará por lo menos una vez al año las presentes normas y de ser necesario, las actualizarán en base al análisis de la experiencia de su aplicación, la dinámica administrativa, el funcionamiento de los otros sistemas interrelacionados con éste y las observaciones y recomendaciones fundamentadas que formulen las unidades académicas y/o administrativas.

Artículo 8. INTERRELACIÓN CON OTROS SISTEMAS

El Sistema de Programación de Operaciones se interrelaciona con los sistemas establecidos en la Ley 1178, en los siguientes términos:

a) El Sistema de Planificación expresado a través del Plan de Desarrollo Sectorial de la Educación, Plan Nacional de Desarrollo Universitario 1998-2002, los Planes de Desarrollo Institucional y programas de mediano y largo plazo, proporcionan el marco para definir las acciones que deben ser incluidas en la programación de operaciones anual, la misma que a su vez, suministra información sobre el cumplimiento de los objetivos de la Universidad en su conjunto, que permiten evaluar el grado de ejecución de los planes de desarrollo.

b) El Sistema de Inversión los proyectos u operaciones de inversión de las diferentes unidades académicas y/o administrativas deben ser incorporadas dentro del Plan de Inversiones Anual, elaborado por el Departamento de Infraestructura y aprobado por el Honorable Consejo Universitario, los mismos que deben ser incluidos dentro de los Programas de Operaciones Anuales y el Presupuesto de cada unidad.

c) El Sistema de Presupuesto establece las políticas presupuestarias y los límites financieros definidos por las transferencias de la administración central por coparticipación tributaria, distribuido de acuerdo a techos asignados a cada unidad según parámetros de caracteres académicos y técnico administrativo establecidos y aprobados por el Honorable Consejo Universitario para la elaboración del Programa de Operaciones Anual.

d) El Sistema de Organización Administrativa define la estructura organizacional en función a los objetivos institucionales. Las autoridades de cada unidad académica y administrativa, son responsables de establecer los objetivos de la gestión, los mismos que son traducidos en la ejecución del Programa de Operaciones Anual, identificando de esta manera las necesidades de la Universidad.

e) El Sistema de Administración de Personal atenderá las demandas de personal que tiene cada unidad (Docentes, Administrativos y Auxiliaturas de Docencia) en el marco de los Reglamentos Específicos internos. El Sistema de Programación de Operaciones debe establecer los requerimientos de personal necesario para el cumplimiento de los objetivos de gestión.

f) El Sistema de Administración de Bienes y Servicios se refiere al marco en el que se atenderán los requerimientos de bienes y servicios de las diferentes unidades. El Sistema de Programación de Operaciones establece la demanda de bienes y servicios necesarios para el logro de los objetivos.

g) El Sistema de Tesorería Administra los Ingresos y Gastos a partir de la programación del flujo de efectivo, facilitando la ejecución de las operaciones programadas por las diferentes unidades.

h) El Sistema de Contabilidad Integrada registra las transacciones que resultan de la ejecución de las operaciones de cada unidad, proporciona información para el seguimiento y evaluación del programa de operaciones.

CAPITULO II

SUBSISTEMA DE ELABORACIÓN DEL PROGRAMA DE OPERACIONES ANUAL

Artículo 9. MARCO DE REFERENCIA

El Honorable Consejo Universitario a través de la Comisión Administrativa Financiera en coordinación con la Dirección Administrativa Financiera formularán los objetivos de gestión de la Universidad, considerando:

Artículo 10. ANALISIS DE SITUACION Y DEL ENTORNO

El Honorable Consejo Universitario a través de la Comisión Administrativa Financiera en coordinación con la Dirección Administrativa Financiera debe efectuar un análisis de los resultados logrados, las contingencias y desvíos de la programación anterior, las necesidades emergentes producto de éste análisis y de la identificación de los recursos existentes, tomando en cuenta las variables económicas, sociales, tecnológicas y legales que afectan y condicionan a los objetivos y operaciones de la universidad.

Artículo 11. FORMULACION DE LOS OBJETIVOS DE GESTION

El Honorable Consejo Universitario a través de las comisiones establecidas para las diferentes áreas funcionales que conforman la universidad formulará los objetivos de gestión, en base al marco de referencia y el análisis de situación y del entorno, los mismos que se harán conocer a las diferentes unidades académicas y/o administrativas para la elaboración de sus respectivos Programas de Operación.

SECCIÓN I

DE LOS PARÁMETROS DE ASIGNACIÓN DE RECURSOS

Artículo 12. DEFINICION

Los parámetros de asignación de recursos son indicadores de carácter académico, técnico y administrativo que permiten orientar la distribución de los recursos universitarios a fin de lograr los objetivos de los Programas de Operaciones Anuales.

Artículo13. MATRIZ DE DISTRIBUCIÓN

Estos parámetros deben ser agrupados en una Matriz de Distribución que será formulada bajo la responsabilidad de la Comisión Administrativa Financiera a través de un proceso de revisión y retroalimentación continua, con la participación de las Facultades, para su posterior aprobación en el Honorable Consejo Universitario.

SECCIÓN II

DE LOS PROCEDIMIENTOS DEL SUBSISTEMA

Artículo14. PLANIFICACIÓN

La planificación es una actividad permanente y sistemática que funciona como un proceso continuo de acciones de coordinación y de concertación, y cuyos resultados se concretarán en el Presupuesto Institucional Universitario.

Artículo 15 . PRINCIPIO DE SUBSIDIARIEDAD

En virtud del principio de subsidiariedad, se asigna a las Unidades Académicas, Administrativas y Organizaciones estudiantiles el papel de sujetos de la planificación.

Artículo16 . VISIÓN DE MEDIANO PLAZO

La visión de mediano plazo refleja los objetivos Institucionales de desarrollo y se expresa en el Plan de Desarrollo Institucional Universitario.

Artículo 17. PROGRAMACIÓN DE CORTO PLAZO

Este proceso tiene como propósito la definición de Programas de Operaciones Anuales consistentes y concordantes con los objetivos y políticas definidas en el Plan de Desarrollo Institucional, los objetivos de gestión por áreas funcionales, así como la determinación de actividades emergentes de estos y la cuantificación de los requerimientos financieros y no financieros.

Esta fase implica establecer la prioridad de los Programas de Operaciones Anuales y de sus contenidos a partir de la evaluación de la consistencia del Plan de Desarrollo Institucional con relación a los parámetros de asignación de recursos.

El proceso de programación de Corto Plazo tiene las siguientes características:

a) La Comisión Administrativa Financiera en coordinación con la Dirección Administrativa Financiera, enmarcados en el Plan de Desarrollo Institucional presentan anualmente las Políticas Presupuestarias que orientarán el desarrollo de los procesos de formulación de los Programas de Operaciones Anuales y Presupuesto para su aprobación en el Honorable Consejo Universitario.

b) Las Unidades Académicas elaboran sus Programas de Operaciones en el marco de las Normas Básicas del Sistema de Programación R.S. 216784 del 16 de Agosto de 1996 de uso obligatorio por todas las entidades comprendidas en los artículos 3° y 4° de la Ley 1178 de Administración y Control Gubernamental, los objetivos de gestión establecidos por áreas funcionales, las Políticas Presupuestarias de la entidad, la metodología establecida y los parámetros de asignación de recursos, para su posterior aprobación por el Consejo de Carrera y Honorable Consejo Facultativo.

De igual manera las Unidades Administrativas formulan sus Programas de Operaciones en el marco de las Normas Básicas antes mencionadas para su posterior aprobación por el señor Rector.

Las organizaciones estudiantiles elaboran sus Programas de Operaciones de acuerdo a la metodología establecida.

c) El Honorable Consejo Universitario aprueba la Programación de Operaciones Anual Institucional que incorpora la consolidación de la programación realizada tanto por las unidades académicas, administrativas como organizaciones estudiantiles.

SECCIÓN III

DE LA FORMULACION DE PROGRAMAS DE OPERACIONES ANUALES

Articulo 18. FORMULACION DE PROGRAMAS DE OPERACIONES ANUALES

Para la formulación de los Programas de Operaciones Anuales cada unidad deberá plantear:

Articulo 19. PROCESO DE LA DETERMINACION DE OPERACIONES

Para la determinación de las operaciones, se deberá:

Articulo 20. ÍNDICADORES DE EFICACIA Y EFICIENCIA

"Los índices de eficacia y eficiencia, son indicadores que permiten determinar el resultado de la gestión", a nivel de cada una de las unidades académicas y/o administrativas, en otras palabras es la relación entre las metas, los objetivos y los resultados.

El Programa de Operaciones Anual y Presupuesto, es el punto de partida de la planeación de una gestión, debe reflejar los objetivos, las metas y las acciones de cada unidad, dicha estrategia deberá conducir al logro de la misión de la unidad y de la Universidad Mayor de San Andrés.

La ejecución eficiente y eficaz de la Programación de Operaciones Anual y el Presupuesto es por tanto, el índice de gestión clave y fundamental, el mismo que deberá ser medido a nivel micro y macro en la universidad.

Toda área académica y/o administrativa debe establecer indicadores cuantitativos de eficacia que permitan verificar el grado de alcance de los objetivos de gestión y el desarrollo de las operaciones. Así como, definir indicadores cuantitativos de eficiencia que permitan evaluar la asignación de recursos, las tareas y operaciones ejecutadas.

Es por esta razón que los índices de eficiencia se refieren a los recursos necesarios y utilizados para lograr un objetivo específico.

Los índices que serán utilizados para la medición de objetivos, metas y recursos serán descritos en el Manual de Sistema de Programación de Operaciones.

En base a dicha información, la Dirección Administrativa Financiera a través del Departamento de Presupuesto y Planificación Financiera, presentará al Honorable Consejo Universitario el Informe sobre el Avance de Tareas y Proyectos de las unidades académicas y administrativas mencionando los resultados alcanzados y explicando las causas de los desvíos, en caso de que existiesen. 

Articulo 21. COMPATIBILIZACIÓN DE PROGRAMAS DE OPERACIONES

Para la eficiente asignación y uso de los recursos requeridos en cada uno de los Programas de Operaciones Anuales, las Unidades Ejecutoras deben compatibilizar:

De tal manera que en la programación no se tenga duplicidad de requerimientos y se pueda optimizar la utilización de los Recursos Institucionales.

La compatibilización de los Programas de Operaciones Anuales de las unidades académicas es responsabilidad del Consejo de Carrera, Consejo Facultativo y el Honorable Consejo Universitario, en el caso de las unidades administrativas es responsabilidad del señor Rector.

Articulo 22. PLAZOS PARA EL PROCESO DE PROGRAMACIÓN

El proceso de formulación de los Programas de Operaciones Anuales y Presupuestos correspondientes a la próxima gestión, se iniciaran el 1º de agosto y concluirá el 30 de noviembre del año en tránsito.

Artículo 23. ENLACE ENTRE LOS SISTEMAS DE PROGRAMACIÓN DE OPERACIONES Y PRESUPUESTO

Los Sistemas de Programación de Operaciones y Presupuesto, se relacionan con la finalidad de asegurar que los requerimientos de recursos físicos e insumos requeridos para la realización de operaciones, tareas y proyectos formulados en los Programas de Operaciones Anuales, estén contenidos en su totalidad en el Presupuesto.

CAPITULO III

SUBSISTEMA DE SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN A LA EJECUCIÓN DEL PROGRAMA DE OPERACIONES ANUAL

Artículo 24. CONCEPTO Y CARACTERÍSTICAS GENERALES

El Subsistema de Seguimiento y Evaluación permite realizar el monitoreo de la ejecución del Programa de Operaciones con la finalidad de evaluar la gestión, adoptar medidas correctivas y contribuir a la programación de operaciones de ejercicios futuros.

El seguimiento y Evaluación de la Programación de Operaciones debe realizarse en forma permanente, por periodos y al cierre de gestión.

Artículo 25. VERIFICACIÓN DE LA EJECUCIÓN DE LAS OPERACIONES

Periódicamente cada cuatro meses las unidades académicas y administrativas, presentarán en formato definido Institucionalmente, informes sobre el avance en la ejecución de cada una de las tareas y proyectos programados en sus Programas de Operación. La Dirección Administrativa Financiera a través del Departamento de Presupuestos y Planificación Financiera revisará los documentos y presentará a la Comisión Administrativa Financiera, un informe en el que se analicen los resultados de cada una de las operaciones, los bienes y/o servicios producidos, los recursos utilizados, y el tiempo invertido. La presentación oportuna de los informes y el cumplimiento de las recomendaciones planteadas por la Comisión Administrativa Financiera condicionará los desembolsos financieros a las unidades académicas.

Articulo 26. EVALUACIÓN DE RESULTADOS

Son responsables de la Evaluación de los Programas de Operaciones Anuales de las unidades académicas el Consejo de Carrera, refrendadas por el Consejo Facultativo. La Evaluación de los Programas de Operaciones Anuales de las unidades administrativas es responsabilidad del Señor Rector. En el caso de las organizaciones estudiantiles, la Evaluación de los Programas de Operaciones Anuales la realizará el Consejo de Carrera.

Las evaluaciones de los Programas de Operaciones Anuales de la Universidad deben realizarse durante y al finalizar la gestión, contemplando aspectos cuantitativos y cualitativos en base a las metas y objetivos programados y los resultados obtenidos a la fecha de presentación del Informe del Avance de Tareas y Proyectos, así como la verificación de los indicadores de eficiencia y eficacia y otros aspectos que permitan medir el grado de cumplimiento de las operaciones y el logro de los objetivos.

Articulo 27. GENERACIÓN Y APLICACIÓN DE MEDIDAS CORRECTIVAS

De acuerdo a los resultados de la evaluación, en caso de incumplimiento, los responsables de las unidades académicas o administrativas, deberán generaran medidas correctivas de acuerdo con los factores que incidieron en el mismo. Estas medidas pueden originar el ajuste de las tareas, el establecimiento y/o la cancelación de las mismas y la reformulación de los objetivos y metas, así como la reformulación del presupuesto.

La coordinación de la Ejecución de la Programación de Operaciones utiliza como herramienta el Régimen de las Modificaciones que permite actualizar la programación anual en función de aspectos coyunturales no previstos en el Programa de Operaciones aprobado.

SECCIÓN I

DE LAS MODIFICACIONES DE LA PROGRAMACION DE OPERACIONES

Artículo 28. DEFINICIÓN

Constituyen modificaciones del Programa de Operaciones las variaciones suscitadas a nivel de las tareas como resultado de:

Artículo 29. MODIFICACIONES DEL PROGRAMA DE OPERACIONES

Las modificaciones del Programa de Operaciones de cada actividad programática pueden originar:

Artículo 30. CONTENIDO DE LA SOLICITUD DE MODIFICACIONES DEL PROGRAMA DE OPERACIONES

La solicitud de modificación de la Programación de Operaciones deberá estar sustentada y además considerar los efectos de estos cambios en el alcance de los objetivos, metas y acciones previstas inicialmente.

Asimismo, toda modificación de la Programación de Operaciones deberá estar refrendada con resoluciones expresas como ser:

Artículo 31. TRAMITACIÓN Y REGISTRO

a) En el Área Académica

b) En el Área Administrativa

CAPITULO IV

RESPONSABILIDADES Y SANCIONES

Articulo 32. RESPONSABILIDADES

Los niveles de responsabilidad emergentes de acuerdo con el Reglamento de Procesos Universitarios Titulo III Causas que motivan proceso universitario el cual se articula con la Ley 1178 Capitulo V Responsabilidad por la Función Pública Art. 28 al 40: Todo funcionario responderá de los resultados emergentes del desempeño de las funciones, deberes y atribuciones asignados a su cargo, por lo tanto, la responsabilidad de la formulación de los Programas de Operaciones Anuales basados en los objetivos de gestión, es de las autoridades de cada unidad académica y administrativa y de los ejecutivos de las organizaciones estudiantiles.

 

Articulo 33. INCUMPLIMIENTO DEL PROGRAMA DE OPERACIONES ANUAL

En caso de incumplimiento en la formulación, seguimiento y evaluación del Programa de Operaciones Anual de las unidades académicas y administrativas, el responsable de la misma será sancionado en primera instancia con dos días de haber, se otorgará un nuevo plazo para la presentación y en caso de reincidir, será sancionado con tres días de haber, posteriormente si no presenta sus planes operativos, informes sobre el avance de tareas y proyectos, se los sancionará con un día de haber por día de retraso.

Volver